涉密載體的收發是指涉密載體的接收和分發兩個環節。接收密件是指從單位以外領取密件的環節。分發密件是指向國家行政管理部門、涉密資質企事業單位或本單位下屬部門發送密件的環節。
一、涉密載體的接收
（一）密件的接收方式。密件的接收是指密件從本單位之外進入本單位的轉換環節，其接收方式分為派遣專人領取、接收機要員投遞、機要密碼機專網接收三種方式。
1.派遣專人領取的，領取后應當盡快將密件帶回單位交涉密載體歸口管理部門登記臺賬，途中不得在非授權的情況下，以任何方式擴大知悉范圍。
2.接收機要員投遞的，原則上應當由單位涉密載體歸口管理部門直接接收，特殊情況下，可由涉密載體歸口管理部門指定專人代為接收。
3.機要密碼機專網接收的，由單位機要設備責任人負責接收，也可指定機要值班員負責接收。
（二）密件接收時的清點和簽收。無論采取哪種方式接收密件，均應當履行清點手續。
1.派遣專人領取時，應當檢查領取簽單上的密件名稱、數量、密級是否與領取實物一致，如不相符應立即告知發文單位解決，確認一致后方可簽字領取。
2.接收機要員投遞時，第一，接收密封的密件時，應當檢查信封、袋、套密封是否完好無損，確認無拆封、漏失的方可接收。第二，應當拆封檢查密件是否是發給本單位的，不屬于本單位的應當退回投遞人員。第三，檢查簽收單上登記信息是否與實物一致，不一致的應當立即與發文單位聯系處理方式。第四，密封的密件應當由單位機要人員或專門人員拆封，如有“**親啟”字樣，應當交指定人員拆封。第五，拆封后應當檢查封套內有無遺留文件。第六，確認無誤后方可簽字領取。
3.機要密碼機專網接收時，接收操作人點擊下載作為簽收依據，下載后應當檢查所收密件電子文檔是否與收文系統上密件名稱、密級相同，如有不同應當及時聯系發文單位解決。
（三）密件的登記造冊。針對不同類型的密件接收方式，單位應當分別建立密件接收登記表單，對接收環節進行記錄。
1.明確收文日期、時間、文件字號，統一規范收文內部編號。第一，收件人應當準確登記收文日期、時間、文件字號，便于后期追溯；第二，涉密載體歸口管理部門應當對本單位收文內部編號規則進行統一規范，各載體接收人應當按規范填寫。
2.應當記錄密件名稱、密級、保密期限、份數及去向情況。第一，收件人應當準確、完整記錄密件的名稱、密級、保密期限和份數；第二，接收人應當登記密件去向，原則上應當交單位涉密載體歸口管理部門。
3.各接收渠道均應當將所接收的密件交單位涉密載體歸口管理部門統一登記造冊、使用并保存，不得在非授權情況下自行使用。
二、密件的分發
（一）密件分發的方式。密件的分發是密件從本單位涉密載體歸口管理部門流轉到本單位以外國家行政管理部門、涉密資質單位或本單位所屬涉密部門的環節。密件的分發方式分為派遣專人報送、機要渠道投遞、機要密碼機專網發送三種方式。
（二）履行審批程序。密件的分發必須先審批后分發。
1.嚴控知悉范圍。分發審批時應當明確知悉范圍，原則上知悉范圍內人員涉密等級應當與密件密級相適應，需要擴大范圍的，應當經過單位主管領導批準。
2.由申請人提出申請，所屬部門負責人和分管本部門領導簽署意見，定密責任人或單位主要負責人審批。
（三）密件分發的記錄及相關表單。
1.密件分發記錄表應當要素齊全，包括收文單位、發文時間、文件標題、文號、密級、保密期限、發放范圍、緩急情況、份（件）數、總份（件）數、回收情況等欄目。
2.填寫發文通知單，隨同發出的密件一并封存，便于接收單位核實發文內容和數量。
3.相關表單應當與密件一起按照全生命周期管理，確保各環節有據可查。
4.原則上應當由密件管理人員對密件分發情況進行記錄，若本單位密件接收人與密件管理員是同一人，則可在收文登記表上記錄分發情況，否則可以在涉密載體臺賬上記錄，也可單獨建立密件分發、回收表單記錄。
（四）密件的封裝。封裝密件前應當先與發文通知單核對后再行封裝，并在密封處張貼封條并加蓋密封章。封裝袋正面應當寫明收件單位、接收人以及寄件單位和寄件人，需要指明啟封人的，應當注明“**親啟”字樣。需要機要投遞時，應當認真填寫供機要部門交接和投遞的交接清單。
（五）密件的清點。密件封裝后，應當對剩余密件進行清點，確保發出數量、剩余數量之和與總數量相等。
（六）密件的回收。需要回收的密件，應當在發文通知單上注明回收時限，使用單位應當指定專人負責向發送單位送回原件，履行交接、登記手續，閉環管理。
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